Esquema
Relaciones del Departamento de Compras con otros departamentos de la empresa.
Compras y producción.
El Depto de Producción necesitará de materias primas (MP) y los otros materiales para transformarlos en productos terminados (PT).
Semanalmente se prepara un programa de lo que se va a
trabajar en las plantas y por tanto se revisan las existencias y
se establece si hay suficiente o no y en el caso de no haberlo,
se comunican con Depto. de Compras, ya sea para que agilice el
ingreso, pues puede que el producto se encuentre en aduanas o
esté en camino o que busque un proveedor para conseguirlo
lo más pronto posible.
El Depto. de Compras es el responsable de abastecer la
MP y todo lo necesario para que el Depto. de Producción
puede producir lo que se va a vender de acuerdo con el
presupuesto de ventas.
Compras y
almacén.
El Almacén es el responsable de guardar y cuidar
de las MP y todo lo que se necesita para producir. Generalmente se utiliza un registro conocido como
Kardex, el cual puede ser llevado a mano o
electrónicamente.
Cuando el jefe de bodega se da cuenta de que un material
o un producto, se está terminando, debe avisar de
inmediato al Depto. de Compras. Cuando ingresa un pedido, Almacén debe avisar al
Depto. de Compras de ese ingreso, con el propósito de
mantenerlo informado.
El Depto. de Compras, siempre que coloca una orden de
compra a un proveedor y que va a ingresar a la bodega, le
envía una copia, con el propósito de que se prepare
para poder recibir el producto.
En muchas empresas industriales se tiene un Depto. de
Control de Calidad, que son laboratorios que analizan las
materias primas que se reciben para verificar las
especificaciones técnicas que se pidieron con las que trae
el producto que envían los proveedores.
Una vez hecho el análisis, ellos reportan a
Depto. de Compras, de Producción y Almacén si el
producto recibido cumple con lo requerido.
El Depto. de Compras, cada vez que coloca un pedido a un
proveedor y es un material que debe ser analizado por Control de
Calidad, envía una copia a ese Depto. para que se preparen
para el análisis correspondiente.
El Departamento de Mercadeo
tiene participación en el establecimiento del Presupuesto
de Ventas. Hace
promociones para apoyar las ventas de determinados productos en
determinados momentos del año, con el propósito de
alcanzar metas.
El Depto. de Compras emite las órdenes de compra de
acuerdo a lo negociado por el Gerente de Marca y verá de
que el proveedor cumpla con todas las especificaciones acordadas.
Una de las actividades muy importantes dentro de
logística del abastecimiento es el transporte, o sea el
movimiento hacia nuestra empresa, de lo comprado.
Si la empresa no tiene su propia flota y debe
contratarlo, y la responsabilidad del Depto. de Compras es de
seleccionar la empresa de transporte idónea para el manejo
de los productos a transportar.
La responsabilidad de la empresa transportista
contratada es dar el mejor servicio posible en el manejo de los
productos que va a trasladar.
Cuando el proveedor ha entregado el producto
en su totalidad y que ha cumplido con lo que establece la Orden
de Compra, el Depto de Compras, remite al Depto. de Finanzas los
documentos necesarios para que programen el pago
correspondiente. Esta operación de pago debe hacerse de acuerdo a
lo pactado con el proveedor.
- El Depto. de Compras debe seleccionar a los mejores proveedores que se encuentran tanto en el territorio nacional como en el extranjero.
- El Depto. de Compras debe entregarle todos los documentos que pide la aduana para poder elaborar la Declaración Aduanera de Importación o Exportación de los productos.
- El Depto. de Compras debe atender los requerimientos que hace la Aduana para que se agilice la liberación del producto.
